Работодатели больше не могут автоматически хранить копии паспортов, СНИЛС и других личных документов сотрудников в их личных делах. Теперь для этого требуется обязательное письменное согласие работника. Если такого согласия нет, все ранее собранные копии должны быть возвращены сотруднику или уничтожены. Это важное уточнение от Рострудаopen_in_new, которое касается всех компаний и индивидуальных предпринимателей.
Суть разъяснений Роструда
Рострудopen_in_new напомнил, что хранение персональных данных работника, включая копии его документов, допускается только с его согласия. Это требование основано на Законе о персональных данных. При этом, хранить такие данные можно лишь в форме, которая позволяет определить субъекта персональных данных, и не дольше, чем это необходимо для целей обработки.
Важно: Законом не установлен единый порядок ведения личных дел работников. Поэтому работодатели должны самостоятельно обеспечить соблюдение требований по защите персональных данных при формировании и хранении таких дел.
Какие документы попадают под новые правила
Разъяснения Рострудаopen_in_new касаются широкого круга документов, содержащих персональные данные сотрудников. К ним относятся:
- Копии паспорта
- Копии СНИЛС
- Копии ИНН
- Копии свидетельств о рождении детей
- Копии свидетельств о браке
- Копии документов об образовании
- Копии военного билета
- Любые другие документы, содержащие персональные данные, которые могут быть использованы для идентификации работника.
Кого касаются эти изменения
Эти правила обязательны для всех работодателей, независимо от их организационно-правовой формы:
- Юридические лица: все организации, от малых предприятий до крупных корпораций.
- Индивидуальные предприниматели (ИП): также обязаны соблюдать требования по защите персональных данных своих сотрудников.
По сути, каждый, кто нанимает работников и обрабатывает их персональные данные, должен пересмотреть свои внутренние процедуры.
Что делать работодателю: пошаговая инструкция
Чтобы соответствовать новым требованиям, работодателям необходимо выполнить следующие шаги:
- Провести аудит личных дел: Проверьте все личные дела сотрудников на предмет наличия копий документов, содержащих персональные данные.
- Получить письменное согласие: Для каждого сотрудника, чьи копии документов хранятся, необходимо получить письменное согласие на их обработку и хранение. В согласии должны быть указаны конкретные виды документов и цели их хранения. Образец согласия можно разработать самостоятельно или использовать типовые формы, адаптировав их под свои нужды.
- Вернуть или уничтожить: Если работник отказывается дать согласие на хранение копий, или если согласие не было получено изначально, работодатель обязан:
- Вернуть все имеющиеся копии документов сотруднику.
- Либо уничтожить эти копии таким образом, чтобы исключить возможность их восстановления (например, с помощью шредера).
- Актуализировать внутренние документы: Внесите изменения в локальные нормативные акты, регламентирующие работу с персональными данными сотрудников, включая положение о персональных данных, инструкции по кадровому делопроизводству и другие соответствующие документы.
- Обучить персонал: Проведите инструктаж для сотрудников кадровой службы и других лиц, имеющих доступ к персональным данным, о новых правилах и порядке их соблюдения.
Последствия для работодателей при нарушении
Нарушение правил хранения персональных данных может привести к серьезным последствиям для работодателя. Законодательство Российской Федерации предусматривает административную ответственность за несоблюдение требований по обработке и защите персональных данных.
Неправомерное хранение копий документов без согласия работника может быть расценено как нарушение требований Закона о персональных данных, что повлечет за собой штрафы и предписания от контролирующих органов, таких как Роскомнадзорopen_in_new и Государственная инспекция трудаopen_in_new.
Соблюдение этих правил не только защищает права работников, но и помогает работодателям избежать юридических рисков и финансовых потерь.