Роструд дал важные разъяснения по оформлению инструктажей по охране труда, особенно актуальные для компаний с удалёнными сотрудниками. Теперь работодатели могут гибко подходить к документированию инструктажей, адаптируя процесс под особенности своей организации, но с обязательным условием – личной подписью работника на бумажном носителе.
Что именно уточнили в Роструде
Специалисты Роструда, ссылаясь на Правила обучения по охране труда (Постановление Правительства РФ № 2464), подтвердили, что порядок регистрации и форма документирования инструктажей утверждаются самим работодателем. Это даёт компаниям свободу в выборе наиболее удобного подхода, который должен быть закреплён в локальном нормативном акте.
Важно: Работник должен подписывать документы, подтверждающие прохождение инструктажа, лично и исключительно на бумажном носителе. Трудовой кодекс РФ не предусматривает электронный документооборот для этих целей.
Для кого это важно
Эти разъяснения особенно актуальны для компаний, имеющих:
- Удалённые рабочие места: Например, посты КПП, филиалы или объекты, значительно удалённые от основного офиса и непосредственного руководителя.
- Разветвлённую структуру: Где сотрудники и их руководители находятся в разных локациях.
- Гибкие формы занятости: Включая дистанционных работников, для которых традиционное оформление инструктажей может быть затруднено.
Варианты оформления инструктажей на расстоянии
Роструд предложил несколько способов, как можно оформить инструктаж, если работник и руководитель находятся на расстоянии друг от друга:
- Последовательное подписание: Работник сначала расписывается в листке проведения инструктажа, затем документ передаётся руководителю для его подписи.
- Параллельное ведение журналов: Допустимо вести два отдельных журнала. В одном ставит подпись инструктируемый сотрудник, а во втором – его непосредственный руководитель.
Отказ от единого журнала
Работодатели теперь могут отказаться от ведения единого журнала инструктажей. Вместо этого разрешено оформлять инструктажи по принципу «один лист – один человек». Это означает, что на каждого сотрудника готовится отдельный документ, содержащий все необходимые реквизиты и подписи.
Порядок действий для работодателя
Чтобы внедрить новые подходы к оформлению инструктажей, работодателю необходимо:
- Пересмотреть локальные нормативные акты: Внести изменения в действующие положения или разработать новый документ, который закрепит выбранный порядок регистрации и форму документирования инструктажей.
- Определить формат: Выбрать наиболее подходящий вариант оформления (последовательное подписание, два журнала или индивидуальные листы) в зависимости от специфики организации и удалённости рабочих мест.
- Обеспечить бумажный документооборот: Убедиться, что все документы, подтверждающие прохождение инструктажа, подписываются работником лично на бумажном носителе.
- Проинформировать сотрудников: Довести до сведения работников и руководителей новый порядок оформления инструктажей.